Tại Việt Nam, nhiều chủ doanh nghiệp, doanh nhân và các chuyên gia trẻ đang tìm kiếm văn phòng chia sẻ để tiết kiệm chi phí hơn là thuê địa điểm riêng của họ.

Ngoài thực tế là giá thuê thấp hơn, họ không phải lo lắng về việc tự trang bị nội thất, thiết bị văn phòng và chi trả các hóa đơn bảo trì, điện nước. Văn phòng chia sẻ cũng có các tiện nghi và không gian để phục vụ cho các hoạt động và sự kiện khác nhau. Không phải tất cả các không gian làm việc chung đều giống nhau. Đó là một thuật ngữ để chỉ các mô hình văn phòng làm việc chia sẻ khác nhau như văn phòng dịch vụ trọn gói, chỗ ngồi chia sẻ hay không gian tổ chức hội thảo.

Việc tìm kiếm không gian văn phòng lý tưởng phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn đòi hỏi bạn phải biết rõ nhu cầu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp.


1. Không xem xét loại hình và nhu cầu của công ty 

Nhiều không gian làm việc chung được thiết kế để phục vụ cho các loại hình kinh doanh cụ thể. Họ có những văn hóa doanh nghiệp riêng. Vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn tìm thấy không gian phù hợp với công ty của mình.

Mặc dù bạn có thể chọn văn phòng từ bất kỳ đâu trong thành phố, nhưng bạn có thể dễ dàng thực hiện được lợi ích của việc có những người thuộc các ngành đa dạng xung quanh bạn để kết nối và động não bên ngoài ngành của bạn có thể dễ dàng thực hiện.

Các không gian làm việc chung tốt nhất thường sẽ rất đa dạng và phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, chẳng hạn như Azumi Serviced Offices.

2. Không chọn văn phòng ở vị trí tốt nhất

Vị trí là một khía cạnh quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào. Nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình được đánh giá cao, bạn cần phải đặt mình ở một vị trí tốt. Ý tưởng là chọn một không gian chung phù hợp với công ty của bạn và cả bạn và khách hàng của bạn đều có thể dễ dàng tiếp cận.
Vị trí đó có thể bằng phương tiện công cộng không? Có nhiều nhà hàng hoặc địa điểm ăn uống gần đó không?
Nhiều không gian văn phòng chia sẻ đang mọc lên khi nhu cầu ngày càng tăng. Có rất nhiều nơi để lựa chọn, vì vậy hãy lựa chọn một cách thông minh. Đảm bảo rằng văn phòng của bạn nằm ở một vị trí trung tâm dễ tìm và có thể được hỗ trợ 24/7.

3. Không hỏi về tiện nghi và cơ sở vật chất 

Không gian làm việc chung mang lại cho bạn tất cả các đặc quyền khi làm việc trong một môi trường đầy đủ tiện nghi. Trước khi ký hợp đồng, điều quan trọng là bạn phải biết mình có thể truy cập những tiện ích nào và các điều khoản sử dụng.
Có khu vực dành riêng cho chỗ ngồi chia sẻ không? Bạn có quyền vào phòng họp không? Bạn có thể sử dụng những dịch vụ không giới hạn nào và dịch vụ nào bạn sẽ phải trả phí?
Biết những gì bạn có thể truy cập dựa trên hợp đồng của mình là điều quan trọng để bạn có thể điều chỉnh cho phù hợp và giảm thiểu tối đa những chi phí bạn phải trả.

4. Quên hỏi về bảo mật và quyền truy cập

Điều tốt nhất về văn phòng chia sẻ là dễ dàng tiếp cận không gian làm việc của bạn. Nhưng ai khác có quyền truy cập vào những thứ này?
Vì bạn có thể để tài liệu và máy tính của mình trong văn phòng và quay lại vào ngày hôm sau, làm cách nào bạn chắc chắn rằng chúng an toàn?
Mặc dù rất hiếm khi xảy ra trộm cắp trong văn phòng chung, nhưng điều quan trọng là phải biết các biện pháp an ninh được áp dụng và cách văn phòng tiến hành kiểm tra an toàn như thế nào. Văn phòng riêng có khóa vân tay sẽ là lựa chọn tối ưu cho những doanh nghiệp muốn bảo mật tuyệt đối.

5. Không biết về các khoản phí bổ sung và chi phí ẩn

Lý tưởng nhất là tất cả các phương tiện khác nhau cần thiết để tiến hành kinh doanh đều có sẵn trong không gian làm việc chung nhưng điều quan trọng là phải biết về bất kỳ khoản phí bổ sung nào mà bạn có thể phải chịu nếu bạn cần thêm chỗ ngồi cho nhân sự của mình hoặc doanh nghiệp của bạn làm việc ngoài giờ hành chính.
Có phải trả thêm chi phí để sử dụng phòng họp không? Bạn có bị tính thêm phí nếu bạn cần đến văn phòng của mình vào ban đêm không? Đó là những câu hỏi mà bạn cần phải hỏi.

Nếu bạn đang muốn tìm cộng đồng lý tưởng để phát triển doanh nghiệp nhỏ của mình, Azumi sẽ là lựa chọn mà bạn nên cân nhắc với nhiều mô hình văn phòng chia sẻ đa dạng và chi phí trọn gói .